各位很可能曾經或在將來因某些原因要辦理文件公證。因此，就誰可以進行公證、什麽是公證、為什麼需要進行公證，以及不恰當進行公證的風險，大家是值得了解的。
誰可以在香港進行公證？
公證人是依法設立的公職人員，其職責包括在簽署式樣及印章式樣下擬備、簽立或核證文件。公證人通常是有至少 7 年執業經驗的律師。合資格的公證人除須通過高等法院的委任外，還須通過香港國際公證人協會(Hong Kong Society of Notaries) 舉辦的公證人考試。
一個常見的誤解是，所有律師都能擔任公證人。但事實並非如此。雖然律師可以核證文件的真實副本，並被認可為「監誓員」，但他們不能公證文件。如果文件在海外需要或屬於需要由公證人公證的特定文件，在香港由監誓員核證的真實副本可能並不足夠。例如，銀行或主管機關可能要求公司註冊證明書和商業登記證等文件須由公證人公證。
什麽是公證？
我們已經了解了誰可以公證文件，但這些公證人實際上要做什麼呢？
公證人會首先核實文件上的簽名是簽署人在自願的情況下簽署的。有效的文件公證可確保沒有人能冒充他人或強迫精神上無行為能力的人去執行文該文件。
只要文件已由在司法管轄區內被認可的公證人正確公證，這些公證文件在國際間均獲接納。
在香港，公證人會核實簽署文件上的每個簽署人的身份、見證簽署，並在文件上加蓋印章或蓋章。公證人的印章已在香港高等法院及許多外國駐港領事館登記。
核證
視乎情況而定，公證人可能需要對某一情況作進一步調查，以確保公證合規。
公證人可能需要證明文件為真實副本及/或在公司註冊處進行公司查冊，以確認董事/股東的身份。例如，如果董事希望代表公司簽署文件，則公證人必須確定該董事已獲授權，並遵守公司章程中規定的公司手續。如果董事代表的是外國公司，公證人可能需要尋求在該公司營運的司法管轄區的法律意見，以確認該董事有權代表該公司行事。
外國司法管轄區
如果文件需要在《海牙認證公約》國家或地區使用，則需要香港高等法院發出的加簽來進一步認證。
加簽 (apostille) 是根據《取消外國公文書認證要求的公約》（Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents）的條款所發出的認證。它是一種國際認證，通常會補充經當地公證的文件，代替傳統認證程序的需要。如果該公約適用於兩個國家之間，則加簽已足以證明公證文件的有效性，且無需先由原送國政府機關，再由接收國的原送國大使館或領事館機關進行合法化/認證。
如果需要授權的文件的目的地並非《海牙認證公約》涵蓋的國家或地區，則需要由該國家或地區在香港的相關外交代表對公證人的身份、簽名和印章進行合法化/認證。
需要公證的中華人民共和國（「中國」）文件需要得到中國的承認。源於香港的文件，如需在法律上獲中國法律承認和保護，則需由中國公證人進行公證，然後送至中國法律服務（香港）(China Legal Services (H.K.)) 進行「加章及轉遞」。中國委托公證人是通過指定考試後由中國司法部任命的合資格香港律師。
在海外可能需要授權的文件包括授權書，例如私人財富管理師可能需要授權書來管理某人的資金。公證可為金融機構提供客戶依其自由意願簽署文件的證明，並可防止詐騙。客戶也將受到保護，因為這意味著某人無法以欺詐手段代其授予 授權書。
其他例子包括見證誓章和其他向外國法院或行政辦公室提交的文件。公證人的認證（或依司法管轄區而定的同等認證）將確認文件的有效性。
如何公證外語文件？
如果文件所使用的語言與該司法管轄區所承認的語言不同（在香港，英文或中文），該文件可正式翻譯為該司法管轄區所承認的語言，以供公證人理解文件内容，並按照正常方式進行公證。
雖然正式翻譯文件並非強制規定，但在進行外語文件的公證時候，公證人需要確定簽署人明白他們所簽署的文件及其內容。
為何要進行公證？
公證的目的是阻止欺詐行為，並確保文件本身可被信納。許多文件需要合法的公證才能被接受。整體而言，未公證文件可能意味著文件會被視為無效，因此無法使用。如果文件未經適當公證，可能會導致高昂的代價。
例如，在進行跨境大額股票交易的時候，就必須在正確的時間準備好所有有效的文件。如果文件未經適當公證，延誤可能會造成損失並衍生高昂的費用。其他例子包括物業轉讓，買方/賣方通常有義務在一段時間內完成物業轉讓。如果公證不當或未進行公證，則可能導致延誤和違約。違反物業轉易契約可能會導致包括罰款（如沒收訂金）的數種後果。
完成公證所需文件
當您聯絡公證人的辦公室後，他們會要求您攜帶有效身份證明文件（香港身份證或護照）、需要授權的文件及任何其他相關文件（如地址證明）前來辦理公證。
在傳統程序中，公證人會見證您的簽名，並核對您的有效身份證明文件。如果他們認為您明白所簽署的內容，便會在文件上蓋上印章或蓋章。
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本文僅供參考，並不構成法律建議，讀者不應視本文為個別情況下詳細法律建議的代替。
